De nieuwe standaard XBRL kan bedrijven helpen bij het intern en extern uitwisselen van financiële en zakelijke informatie. Veel handmatig werk is ermee te voorkomen en financiële transparantie komt dichterbij.

De eXtensible Business Reporting Language (XBRL) is een op XML gebaseerde standaard die eenheid brengt in de grote hoeveelheid financieel getinte informatie die wordt uitgewisseld tussen bedrijven en bijvoorbeeld beursinstellingen, belastingdiensten en financiële dienstverleners.
Het grootste voordeel van XBRL is dat de financiële communicatie er zodanig mee gestroomlijnd kan worden dat forse kostenbesparingen zijn te realiseren. “Accountants maken bijvoorbeeld jaarverslagen en sturen die op naar banken, de Kamer van Koophandel enzovoort. Maar of het nu papier is, een PDF’je of een HTML-pagina, als ontvanger moet je dat nog steeds lezen, scannen enzovoort, met alle kosten van dien”, zegt Paul Snijders, CEO van het Nederlandse bedrijf Semansys, dat actief is op het gebied van XBRL.
XBRL kan veel menselijke handelingen overbodig maken in de financiële leveringsketen. “Daarbij zijn bijvoorbeeld belastingdiensten gebaat en de grote gebruikers van financiële data. Dat zijn bijvoorbeeld Reuters, Thompson Financial, Bureau Van Dijk en noem maar op”, zegt Snijders. Maar ook de grote banken, zoals ING, ABN-Amro en Rabo, zijn gebaat bij een snelle acceptatie van XBRL. “Die banken hebben een heleboel relaties met bedrijven en niet alleen met beursgenoteerde.”
XBRL doet met de financiële gegevens niet meer dan er voor IT-systemen begrijpelijke informatie van maken. Waar nu een jaarrekening bijvoorbeeld een omzet van 500 miljoen dollar vermeldt, moet de ontvangende instantie die die informatie in zijn systemen wil invoeren zich er eerst – handmatig – van verzekeren dat zijn systeem ‘begrijpt’ dat het hier om dollars gaat. In XBRL wordt dat soort informatie met XML-tags meegegeven. Als de ontvanger een voor XBRL geschikt financieel pakket heeft, hoeft daardoor een jaarrekening die als XBRL-document is verstuurd in feite niet meer door mensenogen bekeken te worden.

Informatiestromen
Het is Snijders’ ervaring dat dat zelfs een uitkomst kan zijn binnen grote bedrijven waar met meerdere systemen van verschillende leveranciers wordt gewerkt. “Binnen een bedrijf heb je heel veel informatiestromen en die moeten op de juiste plaats komen, bijvoorbeeld bij de financieel directeur of bij de marketingdirecteur. Maar veel gegevens voor financiële planning, budgettering en rapportage worden nog via spreadsheets gedistribueerd. Dus dat wordt uit een ERP-pakket gehaald, in een spreadsheet gezet en dan moet een administratieve kracht dat op een andere afdeling of vestiging weer gaan verwerken.”
XBRL biedt overigens niet alleen interne of externe procesverbetering, maar faciliteert ook meer transparantie in de rapportage. Vragen als ‘hoe snel groeit de omzet van het bedrijf?’ en ‘hoe presteert het bedrijf in vergelijking met zijn concurrenten?’ zijn door het meer automatisch verwerken van gegevens veel sneller te beantwoorden.
Wat XBRL níet doet is voorschrijven hoe gedetailleerd en volgens welke boekhoudregels een bedrijf rapporteert. En het gebruik van XBRL is ook niet verplicht. “Wellicht schrijft over enige tijd bijvoorbeeld de SEC [de Amerikaanse beurswaakhond, red.] het rapporteren in XBRL voor. Maar inhoudelijk zijn het de accountantsregels, dus GAAP voor de VS en IAS voor Europa, die voorschrijven hóe er gerapporteerd wordt.”
Vanaf 2005 is bijvoorbeeld IAS (International Accounting Standard) voor alle Europese bedrijven verplicht. In september of oktober, bij de volgende vergadering van de ruim driehonderd leden tellende XBRL-groep, zullen beide standaarden als ‘taxonomie’ in XBRL zijn opgenomen. Als dan de SEC of de overheden eisen dat men in XBRL rapporteert, zal dat wellicht het rapporteren volgens officiële boekhoudstandaarden stimuleren, meent Snijders.

Geschikt
Softwareleveranciers als SAP, Navision en Microsoft hebben veel aandacht voor XBRL. Navision heeft bijvoorbeeld onlangs zijn pakket Attain geschikt gemaakt voor het exporteren en importeren van XBRL-documenten. Microsoft rapporteert op zijn website al in XBRL. Reuters accepteert jaarrekeningen in XBRL-formaat. Snijders weet van een project bij de Britse belastingdienst die onderzoekt of het zinvol is aangiften en de balans- en verliesrekening in XBRL-formaat te verwerken.
Snijders’ bedrijf Semansys heeft extra XBRL-software ontwikkeld. ERP-systemen hebben nu een ‘save as XBRL’-optie, waardoor een financieel document ontstaat. “Maar vaak rapporteer je meer dan alleen je grootboek. Als je een jaarrekening neemt is gemiddeld 40 procent daarvan financiële informatie. Het aantal opties van de CEO of het ziekteverzuim staan niet in je grootboek. De inleiding van de CEO ook niet. Je kunt al die dingen in een ERP-systeem gaan inbouwen. Maar er zijn vaak verschillende datastromen die soms uit ERP-systemen komen en soms ergens anders vandaan.” Semansys heeft software ontwikkeld die die gegevens uit verschillende bronnen verzamelt, desnoods uit spreadsheets. Het resultaat is een digitaal jaarverslag waarin de financiële data volgens het XBRL-formaat zijn verwerkt.
De ontvanger van zo’n document kan de XBRL-data rechtstreeks in zijn financiële database verwerken, met een ander product van Semansys. De gewenste informatie wordt gefilterd en omgezet.
Financiële dienstverleners zullen zo ook nieuwe diensten kunnen aanbieden, meent Snijders. “Je zou bijvoorbeeld een abonnement kunnen hebben op de nieuwste winstcijfers van bedrijven, zonder alle overige informatie.” (fbl)

Automatisering Gids Weekblad 2002, week 28